Gross AG - Interview mit Brigitta Mazzone

Brigitta Mazzone

GROSS-Stories: Die digitale Baubuchhaltung

Als Baubuchhalterin setzt sich Brigitta Mazzone in erster Linie mit Zahlen und Rechnungen auseinander. Dass das nicht einseitig ist, sondern viele verschiedene Aspekte beinhaltet, bestätigt uns die Teamleiterin im Interview. Darin erzählt Brigitta auch, wie sich die Baubuchhaltung durch die Digitalisierung verändert hat und was das für ihren Arbeitsalltag bedeutet.

 

Gross Generalunternehmung AG

Seit November 2013 arbeitest Du bei Gross in der Baubuchhaltung. Was begeistert Dich an diesem Bereich?

Brigitta Mazzone

Das Thema Baubuchhaltung ist sehr facettenreich. Jede Rechnung wird genau überprüft, ob sie rechnerisch korrekt, mehrwertsteuerkonform und vollständig ist. Insbesondere bei Schlussabrechnungen kann dieser Vorgang sehr anspruchsvoll sein. Wir müssen genau nachvollziehen können, ob die Zahlen eines Unternehmers mit unseren Zahlen übereinstimmen. Dabei arbeiten wir eng mit der Projektleitung und Finanzbuchhaltung zusammen.

Gross Generalunternehmung AG

Wie hat sich die Baubuchhaltung in den letzten Jahren verändert?

Brigitta Mazzone

Früher kamen die Rechnungen auf postalischem Weg und wurden in Papierform bearbeitet. Seitdem Gross auf «Papierarmes Büro» umgestellt hat, werden diese mit einem Barcode versehen, mittels Spezialscanner digitalisiert und im System abgelegt. Durch die Digitalisierung können viele Prozesse eingespart und vereinfacht werden. Die Bauleiter und andere Beteiligte können dezentral auf den Workflow zugreifen. Dadurch müssen Rechnungen nicht mehr zur Kontrolle versandt werden. Die Rechnungskontrolle, Fehlermeldung und allfällige Korrektur erfolgen vollständig digital. Nach Abschluss werden die Rechnungen zur digitalen Archivierung freigegeben.

Gross Generalunternehmung AG

Wie bewertest du diesen Workflow?

Brigitta Mazzone

Das gesamte System ist zertifiziert und rechtsgültig. Die Daten werden doppelt gesichert und bleiben auch in Zukunft über die Suchfunktion schnell auffindbar. Somit wird das Archiv entlastet, was wiederum viele Ressourcen einspart und auch der Umwelt zugutekommt.

Gross Generalunternehmung AG

Inwiefern hat sich der Arbeitsaufwand durch diese Entwicklung verändert?

Brigitta Mazzone

Der Arbeitsaufwand hat sich in einigen Bereichen reduziert. Es gibt beispielsweise weniger Ablagearbeiten, da die Programme diesen Schritt automatisch erfüllen. Auch der ganze Kontrollmechanismus verläuft wesentlich effizienter. Gleichzeitig erhöht sich der Aufwand der digitalen Nachbearbeitung. Fehlende Daten können nicht mehr einfach mit einem Kugelschreiber ergänzt werden.

Gross Generalunternehmung AG

Was erwarten Bauherren und Unternehmer von einer professionellen Baubuchhaltung?

Brigitta Mazzone

Auf Seiten der Bauherren wird von uns erwartet, dass die Rechnungen von Gross präzise kontrolliert und jederzeit eingesehen werden können. Der Prozess muss sowohl transparent als auch nachvollziehbar sein. Unternehmen verlangen in erster Linie, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden. Was die Zahlungsmoral angeht, hat Gross einen guten Ruf.

Gross Generalunternehmung AG

Was schätzt du besonders an deiner Arbeit und Gross als Arbeitgeber?

Brigitta Mazzone

Gross ermöglicht es, innerhalb der Vorgaben selbstständig und eigenverantwortlich zu arbeiten. Als Arbeitnehmer kann man interne und externe Weiterbildungen absolvieren, um neue Perspektiven kennenzulernen. Dadurch ergeben sich auch Möglichkeiten zum Aufstieg. Vor drei Jahren wurde mir die Fachverantwortung für die Baubuchhaltung zugeschrieben und im letzten Jahr wurde ich zur Teamleiterin befördert. Als Teamleiterin bin ich die erste Frau, die eine solche Position besetzt. Darauf bin ich schon etwas stolz – zumal die Baubranche insgesamt, mit Ausnahme der Architektur, hauptsächlich noch von Männern dominiert wird.

Gross Generalunternehmung AG

Warum hast du dich dennoch für dieses Feld entschieden?

Brigitta Mazzone

Ich finde es spannend zu sehen, wenn etwas Neues entsteht. Obwohl man in der Baubuchhaltung nicht so nah an der Entwicklung von Gebäuden ist, hat man doch das Gefühl, mit seiner Arbeit dazu beizutragen. Hin und wieder haben wir auch die Möglichkeit die Baustellen zu besichtigen. Das ist eine schöne Abwechslung zu meiner sonstigen Arbeit.

Gross Generalunternehmung AG

Wie gestaltete sich die Situation im Home-Office?

Brigitta Mazzone

Home-Office funktioniert in unserem Bereich sehr gut, da wir bereits vor der Pandemie auf den digitalen Freigabeprozess umgestiegen sind. Dennoch mussten wir uns neu organisieren und genaue Abläufe festlegen. Der persönliche Austausch mit anderen Mitarbeitenden gestaltet sich im Büro natürlich einfacher. Mithilfe von Telefon und Teams funktionieren die Absprachen auch von zuhause problemlos. Was aber definitiv fehlt, sind die gemeinsamen Kaffee- oder Mittagspausen sowie die Gespräche mit Kollegen anderer Abteilungen.